Nghi thức làm việc là một kỹ năng xã hội thực tế và có lợi, đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công trong sự nghiệp, xây dựng các mối quan hệ tốt hơn và tăng tính chuyên nghiệp.
Webster định nghĩa nó là "các hình thức, cách cư xử và nghi lễ được thiết lập theo quy ước là có thể chấp nhận được hoặc được yêu cầu trong các mối quan hệ xã hội, trong một nghề nghiệp hoặc trong cuộc sống chính thức." Phép tắc là sự tôn trọng, cách cư xử tốt và hành vi tốt. Nó không chỉ là mỗi thứ này, mà nó là tất cả những thứ này được cuộn lại thành một.
Với sự lịch sự tại nơi làm việc, nhân viên sẽ phát triển trong một môi trường tích cực, nơi tất cả đều được đối xử lịch sự và tôn trọng và do đó, có thể tập trung vào công việc của họ. Ngoài ra, khả năng quan hệ và gắn kết thành công với các nhà quản lý, đồng nghiệp và khách hàng là một kỹ năng quan trọng giữa các cá nhân mà các nhà tuyển dụng đánh giá cao. Những nhân viên nắm vững các nguyên tắc của nghi thức kinh doanh sẽ phân biệt được bản thân ở nơi làm việc và thể hiện một nhân cách chuyên nghiệp tự tin.
10 Nguyên tắc Chung về Nghi thức Làm việc
Các nguyên tắc sau đây có thể được sử dụng bởi nhân viên văn phòng để thể hiện các phép xã giao đúng mực;
- Đúng giờ. Đến nơi làm việc và các cuộc họp đúng giờ. Hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn.
- Lịch sự, dễ chịu và nhã nhặn.
- Tìm hiểu chính trị văn phòng - sử dụng các kỹ năng lắng nghe hiệu quả để khám phá hành vi văn phòng phù hợp. Chú ý đến cách mọi thứ được thực hiện.
- Hiểu các quy tắc bất thành văn trong kinh doanh.
- Làm cho người giám sát của bạn trông tốt. Cơ hội và thăng tiến sẽ nảy sinh khi bạn giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Luôn thông báo cho người giám sát của bạn. Dù tốt hay xấu, bạn cũng không muốn sếp nghe thông tin được đề cập từ một nguồn không phù hợp.
- Không bao giờ vượt qua giám sát trưởng mà không báo trước cho họ biết.
- Xuất hiện chuyên nghiệp nhất có thể. Việc chải chuốt và sạch sẽ là điều cần thiết. Ăn mặc cho công việc / sự thăng tiến tiếp theo của bạn.
- Áp dụng thái độ có thể làm được. Những người chấp nhận thử thách và thể hiện sự sáng tạo là những người có giá trị.
- Được linh hoạt. Bằng cách duy trì sự linh hoạt và thực hiện thay đổi, bạn có được danh tiếng như một nhân viên hợp tác.
Hiển thị tình cảm
Mức độ yêu thích là cần thiết cho bất kỳ mối quan hệ nào, ngay cả mối quan hệ công việc. Tuy nhiên, hãy nhớ:
- Tránh thể hiện tình cảm không phù hợp với người khác, điều đó là không phù hợp ở nơi làm việc và có thể được gọi là quấy rối tình dục.
- Những tiến bộ về tình dục, dù sao cũng không phù hợp tại nơi làm việc; có nguy cơ bị coi là quấy rối tình dục, đặc biệt là khi họ không được trả lại.
Xưng hô với đồng nghiệp
Cách người đó tự giới thiệu với bạn lần đầu tiên bạn gặp họ là cách bạn nên xưng hô với họ, tức là nếu họ trang trọng, bạn vẫn trang trọng, nếu họ thân mật hơn khi giới thiệu bản thân bằng tên của họ thì bạn cần phản ánh điều đó.
Nếu sau một thời gian, họ thay đổi điều đó, hãy tôn trọng sự thay đổi đó và thích ứng với yêu cầu mới, ví dụ: “Chúng ta sẽ làm việc cùng nhau trong một thời gian, vui lòng gọi cho tôi là Rene”. Nơi trước đây Rene tự giới thiệu mình là “Dr. Hank ”
- Gọi đồng nghiệp bằng tên của họ - biệt danh có thể phù hợp trong một đội thể thao nhưng không phù hợp ở nơi làm việc.
- Nếu cách xưng hô xúc phạm bạn, hãy lịch sự nói với người đó và đặt tên mà bạn thích.
- Để duy trì tính chuyên nghiệp, các thành viên trong gia đình làm việc cùng nhau nên tránh sử dụng tên và biệt hiệu của thú cưng và tránh thảo luận về các vấn đề gia đình tại văn phòng
- Đừng bao giờ xưng hô với bất kỳ ai bằng những từ như 'em yêu, em yêu, em yêu, em yêu hoặc em yêu
Gặp gỡ và chào hỏi
Khi gặp gỡ mọi người, cả hành vi không lời và lời nói của bạn đều giúp xác định các kỹ năng xã hội của bạn. Sử dụng cái bắt tay hiệu quả, giao tiếp bằng mắt và giới thiệu đúng cách thể hiện nghi thức phù hợp.
Bắt tay
- Luôn bắt tay bằng tay phải.
- Bắt tay không được quá cứng hoặc quá mềm.
- Tạo một kết nối vững chắc của da web giữa ngón cái và ngón trỏ.
- Không siết chặt tay người khác.
- Người chủ trì hoặc người có quyền nhất thường bắt đầu bắt tay.
- Một cái bắt tay nên ngắn gọn và kèm theo một nụ cười. Nhìn thẳng vào mắt người đó và sử dụng những từ như "bạn làm thế nào?" và "rất vui được gặp bạn."
- Không đưa tay ướt hoặc bẩn.
Trong những dịp công việc chính thức và nơi công cộng, không thích hợp để hôn, ôm hoặc thể hiện bất kỳ hình thức chào hỏi tiếp xúc cơ thể nào khác ngoài cái bắt tay.
Giao tiếp bằng mắt
- Giao tiếp bằng mắt làm tăng sự tin tưởng.
- Nó thể hiện sự tự tin và kỹ năng giao tiếp tốt.
- Giao tiếp bằng mắt thể hiện sự tôn trọng đối với con người và tình hình kinh doanh.
Lời giới thiệu phù hợp
- Cơ quan xác định tên của ai được nói đầu tiên. Nói tên của người quan trọng nhất trước và sau đó là tên của người được giới thiệu.
- Giới thiệu mọi người theo thứ tự sau: Trẻ hơn đến lớn tuổi, không chính thức với quan chức, giám đốc điều hành cấp dưới với giám đốc cấp cao, đồng nghiệp với khách hàng.
- Giữ phần giới thiệu cơ bản.
- Ghi nhớ tên để tham khảo trong tương lai.
- Cung cấp một số thông tin về những người bạn đang giới thiệu để làm rõ mối quan hệ của bạn với người đó.
Không gian cơ thể cá nhân
- Nhận thức và tôn trọng không gian cá nhân, và các khu vực thoải mái khi trò chuyện.
- Đừng đứng quá gần hoặc quá xa ai đó khi trò chuyện.
- Theo nguyên tắc chung, cách người bạn đang chào hỏi hoặc nói chuyện bằng một cánh tay được coi là phù hợp.
- Ngay cả khi bạn biết rõ người đó, hãy tránh đứng quá gần. Bạn sẽ có thể quay 360 ° và không tiếp xúc thân thể với đồng nghiệp của mình. Khi bạn đang xếp hàng trong canteen hoặc có thể là đợi ở tiền sảnh, các quy tắc tương tự cũng được áp dụng.
Hỗ trợ đồng nghiệp bị khuyết tật
Tàn tật là tình trạng do tai nạn, chấn thương, di truyền hoặc bệnh tật gây ra. Các ảnh hưởng của tình trạng này có thể bao gồm; hạn chế khả năng vận động, thính giác, thị lực, lời nói và chức năng trí tuệ hoặc cảm xúc. Khi bạn ở gần một người khuyết tật, hãy thư giãn và nói về những mối quan tâm chung.
Hướng dẫn tương tác với đồng nghiệp khuyết tật bao gồm:
- Đừng tìm hiểu về khuyết tật của người đó
- Luôn luôn đề cập đến người đó trước tiên - không phải là người khuyết tật. Ví dụ: nói “một người khuyết tật” thay vì “một người khuyết tật”. Tương tự như vậy, hãy nói “những người bị mù” thay vì “người mù” và tránh các thuật ngữ lỗi thời như đau khổ, tàn tật hoặc què
- Nói chuyện trực tiếp với người khiếm thính, thay vì với trợ lý. Đừng hét lên, nhưng hãy nói rõ ràng và chậm rãi và nhớ rằng đồng nghiệp của bạn sẽ dựa vào ánh mắt, nét mặt và cử chỉ của bạn để nhận được thông điệp.
- Hãy kiên nhẫn nếu người đó cần thêm thời gian để làm hoặc nói điều gì đó.
- Nếu người đó sử dụng xe lăn, hãy ngồi xuống để nói chuyện để bạn ở cùng đẳng cấp.
- Lắng nghe một cách cẩn thận và kiên nhẫn với một người bị khiếm thính. Tránh nói thay cho người đó và cố gắng đặt những câu hỏi yêu cầu câu trả lời ngắn gọn.
- Không chạm vào chó dẫn đường hoặc xe lăn hoặc nạng mà người đó sử dụng trừ khi bạn được yêu cầu.
- Đề nghị giúp đỡ nếu được yêu cầu hoặc nếu nhu cầu có vẻ hiển nhiên, nhưng đừng nài nỉ.
- Nuôi dưỡng lòng tự trọng. Hãy tích cực và khuyến khích sự độc lập, trong chừng mực có thể.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể là sự giao tiếp phi ngôn ngữ và thường không có chủ ý của cá nhân này với cá nhân khác. Giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm nét mặt, cử động đầu, giao tiếp bằng mắt, cử chỉ tay và vị trí cơ thể. Là một diễn giả, các chuyển động, cử chỉ, giao tiếp bằng mắt và nét mặt của bạn đều gửi thông điệp đến người khác. Sự hiểu lầm và nhầm lẫn xảy ra khi ngôn ngữ cơ thể của bạn không hỗ trợ những gì bạn đang nói.
Tư thế - Cách bạn định vị cơ thể có thể cho biết cảm xúc của bạn.
1. Khi bạn đang ngồi:
- Thả lỏng người có thể cho thấy lòng tự trọng thấp hoặc không quan tâm.
- Ngồi ở một góc hoặc quay mặt ra xa một người trong khi thảo luận nhóm, tỏ ra thô lỗ và cho thấy rằng bạn muốn rời đi.
- Nếu bạn đang phỏng vấn ai đó và đang dựa lưng vào ghế, điều đó có thể cho thấy sự chán nản.
- Nếu bạn đang tham gia vào các cuộc thảo luận và đang ngồi, khoanh tay có thể được hiểu là không cởi mở với ý tưởng của người khác.
2. Khi bạn đang đứng:
- Chuyển trọng lượng cơ thể từ chân này sang chân khác có thể cho thấy sự thiếu kiên nhẫn.
- Khoanh tay đứng tạo ra rào cản giữa bạn và người nghe.
3. Lưu ý tư thế của người nghe:
- Hơi nghiêng người về phía trước thể hiện sự sắc sảo và thích thú.
- Ngả người về phía sau một chút sẽ cho thấy người nghe đang thư giãn, nhưng ngả người ra sau quá xa có thể được hiểu là không có hứng thú.
- Ngả tay ra sau đầu cho thấy sự trầm ngâm hoặc hoài nghi.
Movements - Các chuyển động truyền đạt ý nghĩa và thu hút sự chú ý. Chúng có thể được sử dụng để tăng cường giao tiếp bằng miệng, nhưng hãy ghi nhớ những điểm sau:
- Chuyển động thích hợp: Đảm bảo chuyển động phù hợp. Nếu bạn đang nói về điều gì đó nghiêm trọng, đừng vẫy tay lung tung.
- Chuyển động mất tập trung: Chuyển động của bạn không bao giờ được phân tán sự chú ý khỏi bài phát biểu của bạn. Nếu bạn thực hiện quá nhiều chuyển động, khán giả có thể chú ý đến ngoại hình của bạn hơn là những gì bạn đang nói.
- Di chuyển quá mức: Di chuyển quá mức có thể tạo cảm giác rằng bạn đang mất kiểm soát. Nhịp độ lên xuống của một sân khấu có thể cho thấy sự lo lắng.
- Chuyển động nhân tạo: Các chuyển động của bạn phải trông tự nhiên và tự phát. Các chuyển động nhân tạo và sử dụng quá mức các chuyển động của cơ thể sẽ gây ảnh hưởng xấu đến khán giả. Nếu chuyển động của bạn trông gượng gạo và không tự nhiên, khán giả có thể không tin những gì bạn đang nói.
Cử chỉ - Cử chỉ là một hình thức giao tiếp không lời được thực hiện bằng tay của bạn và có thể được sử dụng thay cho giao tiếp bằng lời nói hoặc kết hợp với nó. Điều quan trọng là bạn phải biết những điều sau:
- Cử chỉ chỉ hiệu quả nếu chúng có ý nghĩa và biểu cảm.
- Bạn chỉ nên sử dụng cử chỉ nếu chúng góp phần vào tác động của thông điệp.
- Cử chỉ nên tự nhiên, cởi mở, tự do và không sử dụng quá nhiều. Một cử chỉ đột ngột và lo lắng không hiệu quả và sẽ làm giảm hiệu quả của thông điệp của bạn.
Biểu cảm trên khuôn mặt - Biểu cảm trên khuôn mặt tiết lộ cảm xúc của bạn. Trong khi bạn đang nói, hãy cố gắng và đảm bảo rằng cách diễn đạt của bạn cho thấy bạn là người nhiệt tình, năng động, tự tin và quan tâm đến chủ đề của mình. Hãy cẩn thận đừng phóng đại biểu cảm trên khuôn mặt của bạn, vì đây là rào cản để giao tiếp hiệu quả.
Hình ảnh Chuyên nghiệp của bạn
Được coi là một người chuyên nghiệp trong lĩnh vực của bạn cần nhiều thứ hơn là làm tốt công việc của bạn. Ngay cả khi bạn giỏi những gì bạn làm, bạn có thể khó đạt được loại thành công mà bạn phấn đấu trừ khi bạn cũng được người khác coi là chuyên nghiệp.
Sau đây là những điểm cần nhớ khi bạn tạo hình ảnh chuyên nghiệp của riêng mình:
- Luôn thể hiện sự tôn trọng đối với quản lý cấp cao và trung thành với họ. Họ đặt ra các quy tắc của công ty và thiết lập giai điệu của nơi làm việc và các mối quan hệ trong đó. Họ cũng đề cao hình ảnh của công ty.
- Thể hiện sự tôn trọng đối với đồng nghiệp của bạn nói chung. Bạn sẽ nhanh chóng nhận được sự tôn trọng của họ nếu bạn làm vậy.
- Đừng bắt mọi người phải chờ đợi. Đúng giờ cho các cuộc họp và cuộc hẹn. Nếu bạn sắp đến muộn, hãy liên hệ với người đó và thông báo cho họ.
- Ăn mặc theo yêu cầu của công ty bạn. Nếu công ty không có chính sách quy định về trang phục, hãy ăn mặc theo phong cách của quản lý cấp cao.
Tính cách mạng xã hội
Mặc dù hồ sơ của bạn trên LinkedIn, Facebook, Twitter, trên blog của bạn và các trang mạng khác cũng đóng một vai trò trong bản trình bày tổng thể của bạn, nhưng chúng đáng được từng cá nhân chú ý. Những gì bạn nói trên các diễn đàn đó có thể mang lại cảm giác thân mật và thoải mái, nhưng hãy nhớ rằng những cửa hàng này có thể chống lại bạn nếu bạn không luôn tỏ ra chuyên nghiệp và chân chính
Chất lượng công việc
Rõ ràng là để được khách hàng và đồng nghiệp coi là một người chuyên nghiệp, bạn cần phải làm việc chăm chỉ và giỏi những gì bạn làm. Bạn có thể coi đây là nền tảng cho toàn bộ hình ảnh của mình.
Các yếu tố bạn nên tập trung vào như một phần của hình ảnh chuyên nghiệp của mình:
- Khả năng đáp ứng và dịch vụ khách hàng: Mức độ quan trọng của bạn đối với khách hàng là một yếu tố quan trọng để tạo nên một nhân cách chuyên nghiệp. Một số khía cạnh của khả năng đáp ứng và dịch vụ khách hàng có thể bao gồm:
- Sẵn sàng đi xa hơn nữa để làm cho khách hàng của bạn hài lòng
- Trả lời email và tin nhắn điện thoại kịp thời
- Theo dõi khách hàng sau một dự án để yêu cầu phản hồi của họ
- Sẵn sàng đưa ra khuyến nghị và đưa ra giải pháp cho các vấn đề
- Trách nhiệm giải trình - Việc giữ mình có trách nhiệm đôi khi có thể là một thách thức, nhưng nếu bạn làm điều đó thành công, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng của người khác. Điều này có nghĩa là mặc dù bạn nên ghi công và ăn mừng những thành công, bạn cũng cần phải đối mặt với vai trò của mình trong bất kỳ thất bại và thiếu sót nào mà không cần lý do.
- Khả năng giao tiếp và lắng nghe - Cách bạn giao tiếp, bằng lời nói và bằng văn bản, nói lên rất nhiều điều về bạn là ai và cách bạn làm việc. Rõ ràng, ngắn gọn, tôn trọng và phản hồi là điều quan trọng để thành công. Và đừng quên tầm quan trọng của việc lắng nghe khách hàng của bạn và dành thời gian để nghe và hiểu những gì họ đang nói.
Chuẩn bị cho thành công
Cách bạn ăn mặc tạo ra một giai điệu và gửi một thông điệp.
Đối với cả nam và nữ, những bộ quần áo đơn giản, cắt may vừa vặn giúp tôn lên vóc dáng / dáng người của bạn thường là lựa chọn tốt nhất. Đảm bảo luôn nhìn vào gương — trước và sau. Hãy ghi nhớ câu ngạn ngữ, "ăn mặc cho vị trí bạn muốn, không phải vị trí bạn có." Hãy nhận biết và tuân theo quy tắc trang phục của công ty bạn.
Nếu không có quy định về trang phục chính thức, hãy tuân theo sự hướng dẫn của những người xung quanh. Ở hầu hết các công ty, những điều sau đây không được coi là phù hợp: quần áo bó sát, cắt xẻ thấp; quần áo bị rách hoặc rách; váy hoặc quần đùi cực ngắn; trang phục thể dục như quần bó sát, quần đùi đi xe đạp và quần bó chạy bộ.
Vệ sinh cá nhân và chải lông
Ngoại hình của bạn, bao gồm chải chuốt, ăn mặc và ngôn ngữ cơ thể chiếm 50% ấn tượng đầu tiên của bạn. Thực hành tốt vệ sinh thân thể và răng miệng. Tóc, bao gồm cả lông mặt, phải sạch sẽ, tạo kiểu và gọn gàng. Không nên chải chuốt cá nhân, chẳng hạn như dũa, làm sạch hoặc cắt móng tay, trang điểm hoặc chải đầu ở nơi công cộng. Sử dụng nước hoa hoặc nước hoa một cách tiết kiệm.
Nghi thức họp
Các cuộc họp tại nơi làm việc là không thể tránh khỏi, vì vậy bạn cần đảm bảo rằng mình đang có hành vi tốt nhất khi phải đi - ngay cả khi bạn nghĩ rằng mọi thứ có thể được xử lý trong một email. Khi cấp trên kêu gọi mọi người vào phòng họp, hãy dừng việc bạn đang làm, với gương mặt chuyên nghiệp thân thiện nhất của bạn, lấy sổ ghi chú của bạn và đi.
Dưới đây là một số mẹo quan trọng cho nghi thức cuộc họp kinh doanh:
- Hãy chuẩn bị: Nếu có một chương trình nghị sự, hãy xem nó và tìm ra những gì bạn có thể đóng góp.
- Để điện thoại ở bàn làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn phải mang theo bên mình, hãy tắt chuông và đặt ở một nơi để bạn không bị phân tâm bởi nó.
- Đúng giờ. Thật là thô lỗ khi đến muộn vì bất cứ điều gì.
- Ngồi như một người chuyên nghiệp. Không chùng hoặc đặt chân của bạn ở bất kỳ nơi nào khác ngoài sàn bên dưới bạn.
- Nói rõ ràng khi bạn có điều gì đó để nói. Cố gắng giao tiếp bằng mắt với càng nhiều người càng tốt trong khi bạn đang nói chuyện.
- Hầu hết các cuộc họp đều cho phép uống nước hoặc cà phê. Trừ khi đó là một cuộc họp ăn sáng, ăn trưa hoặc ăn tối, hãy hạn chế ăn.
- Đặt câu hỏi, nhưng không ngắt lời người nói.
- Đừng thì thầm với người ngồi bên cạnh.
- Nếu bạn lên cơn ho, hãy lịch sự rời khỏi phòng cho đến khi cơn ho kết thúc.
- Trước khi rời phòng họp, hãy đảm bảo rằng bạn đã dọn dẹp sạch sẽ không gian xung quanh nơi bạn đang ngồi.
- Tránh nói bất cứ điều gì tiêu cực về cuộc họp. Đồng nghiệp của bạn có thể có ý kiến mạnh mẽ về những gì đã được thảo luận, nhưng đây không phải là thời gian hoặc địa điểm để nói chuyện về nó.
- Sau cuộc họp, tránh đứng ở ngưỡng cửa, làm tắc nghẽn lối ra. Hầu hết mọi người sẽ háo hức quay trở lại bàn làm việc, đi ăn trưa hoặc làm bất cứ điều gì tiếp theo trong chương trình làm việc hàng ngày của họ. Bạn không muốn cản đường họ.
Các cuộc họp không chính thức - Các nhóm nhỏ, có lẽ vì quy mô của họ, đôi khi thích hoạt động không chính thức hơn. Mặc dù cấu trúc của cuộc họp có thể khác với cuộc họp chính thức, nhưng cách ứng xử chuyên nghiệp giống nhau cần được thực hiện.
Chính sách sử dụng Internet
Nếu tổ chức của bạn không có chính sách, bạn cần nhớ rằng những điều sau đây được coi là không thể chấp nhận được.
- Truy cập các trang web có chứa tài liệu tục tĩu, thù hận, khiêu dâm hoặc bất hợp pháp.
- Sử dụng máy tính để thực hiện bất kỳ hình thức gian lận, vi phạm bản quyền phần mềm, phim hoặc âm nhạc nào.
- Sử dụng Internet để gửi tài liệu xúc phạm hoặc quấy rối đến những người dùng khác.
- Tải xuống phần mềm thương mại hoặc bất kỳ tài liệu có bản quyền nào thuộc về bên thứ ba, trừ khi việc tải xuống này được bảo hộ hoặc được phép theo một thỏa thuận thương mại hoặc một giấy phép khác như vậy.
- Tấn công vào các khu vực trái phép.
- Xuất bản tài liệu phỉ báng và / hoặc cố ý sai về tổ chức của bạn, đồng nghiệp và / hoặc khách hàng của bạn trên các trang mạng xã hội, 'blog' (tạp chí trực tuyến), 'wiki' và bất kỳ hình thức xuất bản trực tuyến nào.
- Thực hiện các hoạt động có chủ đích gây lãng phí công sức của nhân viên hoặc tài nguyên mạng.
- Đưa bất kỳ dạng phần mềm độc hại nào vào mạng công ty.
- Đại diện cho bạn với tư cách là người khác.
Nghi thức e-mail
Sử dụng e-mail một cách khôn ngoan bằng cách cẩn thận và thực hành các phép xã giao tốt:
- Hãy cẩn thận về loại thông tin bạn gửi qua e-mail. Một nguyên tắc tốt cần tuân theo là không bao giờ đưa bất cứ điều gì vào e-mail mà bạn sẽ không nói ở nơi công cộng. Hãy nhớ rằng: tin nhắn e-mail không biến mất. Những tin nhắn cũ có thể quay trở lại ám ảnh bạn
- Đặt dòng chủ đề cụ thể cho nội dung thư của bạn
- Giữ các thông điệp của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
- Kiểm tra kỹ tên và địa chỉ e-mail trong dòng chủ đề để đảm bảo chúng chính xác.
- Viết tắt và biểu tượng cảm xúc không phù hợp trong văn bản kinh doanh, bao gồm cả e-mail. Người nhận có thể không nhận thức được ý nghĩa của chúng và chúng khiến việc giao tiếp của bạn có vẻ không chuyên nghiệp.
- Khi chuyển tiếp tin nhắn, hãy xóa thông tin không liên quan hoặc không liên quan đến chủ đề của tin nhắn.
- Khi trả lời tin nhắn, không xóa thông tin liên quan.
- Tránh viết hoa toàn bộ — nó giống như CHIA SẺ!
- Hãy cẩn thận khi bạn chuyển tiếp tin nhắn. Cân nhắc yêu cầu người gửi cho phép trước khi bạn chuyển tiếp e-mail của họ.
- Gắn bó với công việc kinh doanh. E-mail công việc không dành cho các tin nhắn cá nhân.
- Không lưu hành những câu chuyện cười, những bức thư dây chuyền, những tài liệu khêu gợi hoặc xúc phạm. Hãy lưu ý rằng đồng nghiệp của bạn có thể không chia sẻ sự nhạy cảm của bạn và có thể thấy tài liệu này không phù hợp hoặc gây khó chịu.
- Đọc bằng chứng và kiểm tra chính tả tin nhắn của bạn.
- Duy trì giọng điệu chuyên nghiệp và tuân theo các nguyên tắc viết tiêu chuẩn bằng cách bao gồm lời chào, câu hoàn chỉnh, cách viết hoa thích hợp, dấu câu và kết thúc.
- Không sử dụng e-mail để tránh nói chuyện với ai đó.
- Nhiều công ty đã có các chính sách và hướng dẫn bằng văn bản quản lý việc sử dụng thích hợp các hệ thống điện thoại và e-mail. Nếu công ty của bạn có những chính sách như vậy, hãy làm quen với chúng và làm theo
Nghi thức khối
Tôn trọng quyền riêng tư và quyền sở hữu:
- Vì không có cửa để mở hoặc đóng, hãy cân nhắc cắm biển báo hoặc cờ ở lối vào phòng của bạn để báo hiệu rằng bạn có thể bị gián đoạn.
- Tránh giao tiếp bằng mắt với mọi người nếu bạn không muốn bị gián đoạn.
- Giữ bàn làm việc của bạn ngăn nắp.
- Khi bước vào các buồng khác, hãy hành động như thể có một cánh cửa vào buồng. Thông báo bản thân và xin phép trước khi vào. Điều này có thể được thực hiện bằng lời nói hoặc bằng cách giao tiếp bằng mắt.
- Thay vì loanh quanh bên ngoài phòng của ai đó hy vọng họ sẽ hoàn thành cuộc gọi điện thoại quay lại vào lúc khác.
- Nếu một số đồng nghiệp của bạn đang tổ chức một cuộc họp thân mật, đừng chỉ đến và tham gia. Hãy tự hỏi bản thân xem bạn có thực sự cần đến đó không nếu bạn chưa được mời.
- Khi đến thăm các phòng khác, không đọc màn hình máy tính hoặc bình luận về các cuộc trò chuyện mà bạn đã nghe lén.
- Tránh “mượn” đồ dùng, ít đồ dùng cá nhân hơn, từ một buồng riêng chỉ vì không có cửa ngăn bạn.
Sử dụng điện thoại:
- Trả lời điện thoại của bạn một cách nhanh chóng; chọn nhạc chuông dễ chịu và đặt âm lượng chuông nhỏ.
- Hãy nhớ rằng hàng xóm của bạn có thể nghe thấy bạn kết thúc tất cả các cuộc trò chuyện.
- Tắt chuông điện thoại khi bạn rời khỏi phòng làm việc của mình. Sử dụng thư thoại của bạn hoặc chuyển tiếp số điện thoại của bạn đến vị trí mới.
- Sử dụng phòng họp cho các cuộc gọi hội nghị, thay vì sử dụng loa ngoài.
- Tất cả các thiết bị âm thanh nên được đặt ở mức âm lượng thấp - radio, PC, máy nhắn tin, trình bảo vệ màn hình, v.v.
- Sử dụng tai nghe nếu có thể. Khi bạn rời đi, hãy tắt tất cả các thiết bị.
Các cuộc họp, trò chuyện và các hoạt động ồn ào khác:
- Đi đến phòng họp hoặc phòng nghỉ cho các cuộc họp ngẫu hứng, đặc biệt là với khách hàng.
- Nói nhỏ với thái độ tôn trọng những người khác đang tập trung làm việc hoặc trò chuyện.
- Email và tin nhắn tức thì làm giảm khối lượng và bảo vệ quyền riêng tư.
- Không gian cá nhân có thể được nâng cao nếu bạn sắp xếp nghỉ trưa vào những thời điểm khác nhau.
- Tránh các hoạt động ồn ào như gõ bút.
Mùi
- Lịch sự khi ăn thức ăn nóng xa bàn làm việc. Mùi thức ăn có thể trêu ngươi hoặc khiến hàng xóm buồn nôn.
- Nếu bạn phải ăn tại bàn làm việc, hãy ăn nhẹ nhàng và tránh nhai kẹo cao su, ục ục và húp.
- Lưu ý các mùi khác - mùi hương dễ gây dị ứng, mùi cơ thể và mùi hôi chân.
- Cân nhắc để sẵn một máy làm mát không khí.
Nghi thức nhà bếp văn phòng
Nhà bếp văn phòng có thể là một trong những vấn đề lớn nhất tại nơi làm việc khi mọi người không tuân thủ các nguyên tắc cơ bản về phép xã giao. Nếu bạn muốn duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp tốt với đồng nghiệp của mình, bạn cần phải tôn trọng tất cả những người sử dụng bếp văn phòng. Không thể hiện sự tôn trọng đối với tất cả những người chia sẻ không gian này có thể dễ dàng tạo ra xung đột giữa các nhân viên.
- Dọn dẹp sau khi chính bạn. Điều đó khá đơn giản. Nếu bạn làm đổ thứ gì đó, hãy lau sạch nó. Đừng để những mẩu giấy vụn, khăn ăn bẩn hoặc cốc xốp của bạn trên bàn. Vứt rác của bạn đi. Và đừng bao giờ để bát đĩa bẩn của bạn trong bồn rửa.
- Pha thêm cà phê. Nếu bạn đã uống hết cốc cuối cùng, hãy pha một bình mới. Nếu đã năm giờ và mọi người đã đi ra ngoài, hãy rửa sạch bình và dành thời gian để chuẩn bị máy pha cà phê để sẵn sàng sử dụng khi người đầu tiên đến vào buổi sáng.
- Tôn trọng không gian tủ lạnh. Không chiếm nhiều dung lượng hơn mức cần thiết. Chỉ cho vào tủ lạnh những gì cần được giữ mát. Phần còn lại của bữa trưa bạn có thể để ở bàn làm việc.
- Chú ý đến mùi mạnh. Không lưu trữ bất cứ thứ gì có mùi hăng. Bàn làm việc của ai đó có thể gần tủ lạnh, điều này có nghĩa là họ sẽ có tiếng rít mạnh mỗi khi cửa được mở.
- Ghi nhãn thức ăn của bạn. Viết tên của bạn trên hộp đựng của bạn để không có nghi ngờ về bữa trưa đó là của ai.
- Đóng gói thực phẩm của bạn một cách thích hợp. Sử dụng hộp đựng kín khí thay vì sử dụng giấy.
- Loại bỏ thức ăn thừa trước khi chúng hư hỏng. Chỉ vì bạn thay đổi quyết định và đi ăn trưa, không có nghĩa là bạn có thể từ chối quyền sở hữu món ăn màu xanh có mùi đó ba tuần sau đó.
- Để lại các thiết bị như bạn đã tìm thấy hoặc có lẽ tốt hơn. Khi bạn sử dụng máy nướng bánh mì hoặc lò vi sóng, hãy kiểm tra nó sau đó và đảm bảo rằng bạn không để lại các mảnh vụn hoặc mảnh vỡ. Đồng nghiệp của bạn sẽ không vui nếu họ phải dọn dẹp đống bừa bộn của bạn trước khi chuẩn bị bữa trưa.
- Hãy cho ai đó biết khi nguồn cung cấp nhà bếp sắp hết. Nếu bạn thấy hộp phân phối khăn ăn gần hết, hãy đổ đầy hoặc liên hệ với người thích hợp để bổ sung. Điều tương tự cũng xảy ra đối với ống hút, đĩa giấy, đồ dùng bằng nhựa, đường, máy đánh kem cà phê và bất cứ thứ gì khác có thể tiêu thụ được.
- Nếu nó không phải của bạn, đừng ăn nó. Điều này không cần phải nói, nhưng có những người tự giúp mình ăn của người khác. Nếu bạn không mang nó đến văn phòng, hãy để nó đi.
Nguyên tắc cơ bản cho nghi thức nhà bếp văn phòng là tôn trọng không gian và đồ ăn thức uống của đồng nghiệp.
Nghi thức Tiệc văn phòng
Rượu:
- Đừng cảm thấy bạn cần phải uống quá nhiều chỉ vì nó là một quán bar mở.
- Chỉ định một tài xế được chỉ định hoặc tự thuê taxi nếu công ty không sẵn sàng cung cấp các chuyến xe về nhà. Đừng uống rượu và lái xe.
Sự tham dự
- Không tham dự có thể làm tổn hại danh tiếng của bạn. Dành ít nhất 30 phút tại bữa tiệc để xuất hiện.
- Đồng thời, đừng quá hoan nghênh bạn bằng cách tổ chức tiệc tùng cho đến đầu giờ sáng.
Trang phục
- Đừng lôi trang phục câu lạc bộ đêm ra khỏi tủ của bạn để tham dự sự kiện, và hãy hỏi xem trang phục dự tiệc là trang trọng hay giản dị. Tiệc vẫn là một chức năng kinh doanh, vì vậy quần áo dự tiệc bảo thủ là một lựa chọn tốt. Vì vậy, hãy nhớ bỏ qua những thứ quá hở hang hoặc quá lòe loẹt. Giữ danh tiếng của bạn cho hương vị tốt còn nguyên vẹn.
Cư xử
- Hãy nhớ rằng mặc dù các bữa tiệc văn phòng được coi là sự kiện xã hội để khen thưởng nhân viên và nâng cao tinh thần, chúng vẫn là sự kiện kinh doanh nghiêm túc. Hành động như thể hành vi của bạn đang được quan sát mỗi phút.
- Hành xử chuyên nghiệp mọi lúc. Đừng sử dụng bữa tiệc văn phòng như một cái cớ để xả hơi. Nó vẫn là một chức năng của công ty, vì vậy các nghi thức phù hợp rất quan trọng.
Cuộc trò chuyện
- Giữ tất cả các cuộc trò chuyện tích cực và lạc quan. Đừng dành cả buổi tối để phàn nàn, khoe khoang, sửa sai và than vãn.
- Tránh các chủ đề gây tranh cãi (chẳng hạn như tôn giáo, chính trị, v.v.).
- Đừng độc chiếm các cuộc trò chuyện, và đặc biệt, không kể về bản thân hoặc thành tích của bạn suốt đêm. Thể hiện sự quan tâm đến người khác.
- Hãy tri ân và cảm ơn đồng nghiệp và các thành viên trong nhóm đã giúp đỡ và làm việc chăm chỉ trong suốt một năm qua.
Đồ ăn
- Đừng ăn quá nhiều trong bữa tiệc tự chọn; điều độ là chìa khóa. Bạn luôn có thể ăn và uống thêm sau bữa tiệc.
Tương tác
- Giữ bàn tay của bạn với chính mình. Đừng tán tỉnh và tránh bất kỳ tương tác không phù hợp nào khác.
- Tiệc văn phòng không phải là lúc để kết thúc sự nghiệp của bạn với công ty bằng cách làm điều gì đó không phù hợp hoặc bất hợp pháp.
- Đừng quên cảm ơn người chịu trách nhiệm lên kế hoạch và điều phối bữa tiệc. Cân nhắc gửi thư cảm ơn tới ban lãnh đạo cao nhất vì đã tổ chức bữa tiệc.
Giới thiệu
- Dành thời gian để kết nối với những người trong bữa tiệc có thể ảnh hưởng đến sự nghiệp của bạn hoặc những người bạn có thể không gặp thường xuyên, chẳng hạn như quản lý cấp cao nhất, những người từ các bộ phận khác và nhân viên từ các địa điểm khác.
- Tiệc nghỉ lễ là một sự kiện tuyệt vời để bắt đầu xây dựng hoặc củng cố các mối quan hệ kinh doanh, vì vậy hãy giới thiệu bản thân và xây dựng mạng lưới của bạn.
- Để một tay rảnh vào ban đêm để bạn có thể bắt tay mọi người khi họ đến gần.
- Giữ đồ uống của bạn trên tay trái, vì vậy bạn sẽ không chào mọi người một cái bắt tay ướt át và lạnh lùng suốt buổi tối.
