Kỹ năng mềm là những thuộc tính cá nhân giúp một người có thể tương tác hiệu quả và hài hòa với người khác. Không giống như các kỹ năng cứng, nói về bộ kỹ năng và khả năng của một người để thực hiện một loại nhiệm vụ hoặc hoạt động nhất định, kỹ năng mềm liên quan đến khả năng của một người trong việc tương tác với người khác, hòa hợp với họ và hoàn thành công việc.
Giao tiếp là hành động truyền tải ý nghĩa từ thực thể hoặc nhóm này sang thực thể hoặc nhóm khác thông qua việc sử dụng các dấu hiệu, biểu tượng và quy tắc ký hiệu được hiểu lẫn nhau. Giao tiếp hiệu quả không chỉ bao gồm việc nói hoặc viết rõ ràng mà còn phải có khả năng nghe, hiểu và phản hồi phù hợp. Đó là việc đảm bảo thông điệp của bạn được ai đó tiếp nhận và hiểu đúng theo cách bạn dự định.
Ví dụ: Khi đưa ra phản hồi, thay vì nói "Bạn đã làm không tốt", hãy cân nhắc cách tiếp cận mang tính xây dựng hơn như "Tôi nghĩ khía cạnh công việc này của bạn có thể được cải thiện bằng cách kết hợp những thay đổi này".
Làm việc nhóm là nỗ lực hợp tác của một nhóm để đạt được mục tiêu chung hoặc hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và hiệu quả nhất. Khái niệm này được nhìn thấy trong khuôn khổ lớn hơn của một nhóm, đó là một nhóm các cá nhân phụ thuộc lẫn nhau làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung.
Ví dụ: Trong một dự án ở trường, học sinh phân chia nhiệm vụ theo thế mạnh của mỗi thành viên—một người giỏi nghiên cứu sẽ thu thập thông tin, trong khi một người khác sáng tạo sẽ xử lý bố cục bài thuyết trình.
Giải quyết vấn đề bao gồm việc sử dụng các phương pháp chung hoặc đặc biệt một cách có trật tự để tìm ra giải pháp cho vấn đề. Một số kỹ thuật giải quyết vấn đề được phát triển và sử dụng trong triết học, trí tuệ nhân tạo, khoa học máy tính, kỹ thuật, toán học hoặc y học có liên quan đến các kỹ thuật giải quyết vấn đề tinh thần được nghiên cứu trong tâm lý học.
Ví dụ: Nếu tỷ lệ luân chuyển nhân viên của công ty cao, giải pháp có thể liên quan đến việc tiến hành các cuộc phỏng vấn thôi việc để hiểu lý do nhân viên rời đi, sau đó giải quyết những mối lo ngại này.
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và thực hiện kiểm soát có ý thức về thời gian dành cho các hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả, hiệu suất và năng suất. Nó liên quan đến một hành động tung hứng các yêu cầu khác nhau đối với một người liên quan đến công việc, đời sống xã hội, gia đình, sở thích, sở thích cá nhân và các cam kết với sự hữu hạn của thời gian.
Sử dụng các công cụ như lịch và lập danh sách "Việc cần làm" là những kỹ thuật cơ bản để cải thiện việc quản lý thời gian.
Khả năng thích ứng là khả năng có thể dễ dàng điều chỉnh với môi trường mới hoặc những thay đổi trong môi trường hiện tại. Đặc điểm này rất cần thiết trong thế giới có nhịp độ nhanh mà chúng ta đang sống ngày nay, nơi những thay đổi diễn ra nhanh chóng và thường xuyên.
Ví dụ: Một nhân viên có thể học và sử dụng nhanh chóng một công cụ phần mềm mới mà công ty quyết định triển khai cho thấy khả năng thích ứng cao.
Sáng tạo là việc sử dụng trí tưởng tượng hoặc những ý tưởng độc đáo, đặc biệt là trong việc tạo ra một tác phẩm nghệ thuật. Trong bối cảnh kinh doanh, sự sáng tạo thường liên quan đến việc giải quyết vấn đề hoặc tạo ra những ý tưởng mới có thể dẫn đến những sản phẩm hoặc dịch vụ mang tính đổi mới.
Ví dụ: Sử dụng các buổi động não trong đó tất cả các ý tưởng đều được hoan nghênh và ghi lại trước khi đánh giá chúng là một kỹ thuật nhằm nâng cao tính sáng tạo trong nhóm.
Lãnh đạo là hành động lãnh đạo một nhóm người hoặc một tổ chức. Một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ hướng dẫn người khác mà còn truyền cảm hứng cho họ, nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của họ, động viên họ và làm gương.
Ví dụ: Một nhà lãnh đạo có thể thúc đẩy nhóm của mình đạt được một mục tiêu khó khăn bằng cách đặt ra những nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý và ghi nhận những đóng góp của mỗi thành viên.
Có thái độ tích cực bao gồm việc nhìn vào khía cạnh tươi sáng hơn của tình huống, mong đợi kết quả tốt và thể hiện sự lạc quan. Một thái độ tích cực có thể cải thiện đáng kể sự tương tác của một cá nhân với người khác và khả năng đối mặt với thử thách của họ.
Ví dụ: Thay vì nản lòng vì thất bại, hãy coi đó là cơ hội để học hỏi và phát triển.
Giải quyết xung đột bao gồm quá trình giải quyết tranh chấp hoặc xung đột bằng cách đáp ứng ít nhất một số nhu cầu của mỗi bên và giải quyết lợi ích của họ. Giải quyết xung đột là một kỹ năng thiết yếu tại nơi làm việc để tránh những căng thẳng không cần thiết giữa các nhân viên hoặc giữa cấp quản lý và nhân viên.
Ví dụ: Khi hai nhân viên bất đồng quan điểm về một dự án, người hòa giải có thể giúp họ tìm ra sự thỏa hiệp phù hợp với ý tưởng của cả hai.
Trí tuệ cảm xúc là khả năng hiểu, sử dụng và quản lý cảm xúc của bản thân theo hướng tích cực để giảm bớt căng thẳng, giao tiếp hiệu quả, đồng cảm với người khác, vượt qua thử thách và xoa dịu xung đột. Nó liên quan đến việc hiểu được cảm xúc của chính mình và của người khác.
Ví dụ: Nhận biết khi đồng nghiệp đang căng thẳng và đưa ra sự hỗ trợ hoặc lắng nghe có thể chứng tỏ trí tuệ cảm xúc cao.
Tóm lại, kỹ năng mềm cũng quan trọng như kỹ năng kỹ thuật để thành công trong bất kỳ nghề nghiệp nào. Chúng đóng góp đáng kể vào khả năng làm việc với người khác, thích ứng với những thay đổi và phát huy hiệu quả vai trò của một người. Việc phát triển các kỹ năng mềm đòi hỏi sự chú ý và thực hành, nhưng những lợi ích mà chúng mang lại cho cả cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân là vô giá.
